{slide=Quelle est la définition d’un stage ?}

Le stage constitue une période d’observation et de formation pratique. Il s’inscrit dans le cadre d’un cursus de formation initiale qu’il a vocation à compléter et qui a pour objet principal la familiarisation avec le milieu professionnel. Il doit permettre à l’étudiant de faire le lien entre les connaissances acquises et leur application.
Il fait l’objet d’une restitution de la part de l’étudiant et donne lieu à évaluation de la part de l’établissement.

NB : Distinction avec l’initiation à la recherche qui relève du domaine théorique et dont l’objectif est de familiariser l’étudiant aux principes à mettre en œuvre dans l’élaboration de toute recherche scientifique donnant lieu à la rédaction d’un rapport de fin d’études.

Source : lettre circulaire du Ministre de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche du 6 avril 2010

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{slide=Pourquoi faut-il une convention de stage ?}

La loi impose la signature d’une convention lorsqu’un étudiant veut effectuer un stage. Celle-ci précise les engagements et les responsabilités de l’organisme d’accueil, de l’établissement d’enseignement et de l’étudiant. De la sorte, les 3 parties connaissent leurs droits et leurs devoirs les unes envers les autres.

Elle doit comporter :

• l’intitulé complet du cursus ainsi que les objectifs et les finalités du stage
• les activités confiées au stagiaire
• la durée ainsi que les dates de début et de fin de stage
• la duré du temps de présence du stagiaire dans l’organisme d’accueil
• le montant de la gratification
• la justification de l’assurance couvrant sa responsabilité civile
• les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s’absenter
• les modalités de suspension et de résiliation de la convention
• les signatures de toutes les parties

Source : Arrêté du 29 décembre 2014 relatif aux conventions de stage dans l’enseignement supérieur
Loi n° 2006-396 du 31 mars 2006

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{slide=Dans quel cadre la gratification est-elle obligatoire ?}

La loi susvisée, élargie par le décret n° 2009-885 du 21 juillet 2009 aux administrations et établissements publics de l’Etat à caractère non industriel et non commercial, impose le versement d’une gratification pour les stages d’une durée supérieure à 2 mois calendaires cumulés à temps plein ou à partir de 308 h de présence effective. Dans le cas de deux mois consécutifs, la durée calendaire s’apprécie de date à date (du 1er janvier au 28 février par exemple), si l’horaire hebdomadaire est de 35 h sur toute la durée du stage, ou de 308 h au total au minimum.
La gratification est versée mensuellement au stagiaire et proratisée en fonction de la durée de stage effectuée. Son montant est calculé sur la base d’un coût horaire (3,90 € au 1er janvier 2020).

La gratification est également obligatoire dans la fonction publique hospitalière et la fonction publique territoriale.

Les organismes publics ne peuvent pas verser de gratification inférieure au minimum légal, sous peine de voir requalifier le stage en contrat de travail. Ceci induit que, dans le cas d’un stage d’une durée inférieure à deux mois, la gratification est facultative. Mais si elle est décidée par la structure d’accueil, elle doit atteindre le minimum légal de 3,75 € (au 1er janvier 2018). Elle ne peut être inférieure.

NB : L’article L. 612-11 de la loi n° 2011-893 du 28 juillet 2011 - Art. 27 - précise que lorsque la durée de stage au sein d’une même entreprise au cours d’une même année universitaire est supérieure à deux mois consécutifs ou non, le stage fait l’objet d’une gratification avec effet rétroactif au premier jour de présence de l’étudiant dans la structure considérée.

Source : Loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014 et ses décrets d'application
Loi n° 2011-893 du 28 juillet 2011 - Article 27
Loi du 24 novembre 2009 – Article 30

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{slide=Quel est le montant de la gratification versée à l’étudiant ?}

Le montant de la gratification est défini soit par la convention de branche ou l’accord professionnel étendu ou à défaut, par décret.
Le montant horaire de la gratification fixé par la loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014 est égal à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale et ce dès le 1er jour du stage (3,75 €/heure depuis le 1er janvier 2018).

Source : Loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014

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{slide=Comment est calculé le montant mensuel de la gratification ?}

Plafond horaire de la Sécurité Sociale : 25 € (valable en 2018)
Taux appliqué au plafond de la sécurité sociale pour le calcul du coût horaire de la gratification : 15 %
Tarif horaire plafonné : 25 x 0,15 = 3,75 €

Durée légale du travail hebdomadaire pour un temps plein : 35 heures hebdomadaires (sauf convention ou accords de branche particuliers).

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{slide=La gratification versée peut-elle être supérieure au plafond de la Sécurité Sociale ?}

Oui, dans les entreprises. La gratification fixée par décret est un minimum. Elle est exonérée de cotisations sociales et son montant correspond au volume horaire de 35 heures hebdomadaires.
Si une entreprise estime ce montant insuffisant, elle peut verser une gratification plus élevée. Dans ce cas, l’entreprise doit déclarer des charges sociales salariales et patronales sur la différence entre le minimum légal et la gratification versée au-delà.

Par contre, dans les organismes publics, la gratification ne peut être ni inférieure (cas des stages d’une durée inférieure ou égale à deux mois), ni supérieure au minimum légal.

Source : Circulaire ministérielle DSS/5B/2007/236 du 14 juin 2007
Circulaire du 23 juillet 2009 - § II – point 6-2.

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{slide=Le montant de la gratification peut-il être réduit et complété par des avantages offerts pour la restauration, l’hébergement et le transport ?}

Non. Il est bien précisé que les avantages de toute sorte ne peuvent être comptabilisés dans le montant de la gratification. Cette dernière n’est pas assimilée à un salaire.
Depuis la loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014, les stagiaires dont la durée du stage est supérieure à deux mois (ou 44 jours consécutifs ou 308 h minimum au total) ont droit à des congés, une indemnité transport et des autorisations d’absence (maternité par exemple) alignés sur ceux accordés aux salariés de la structure d’accueil, sans réduction de gratification. Ils ont également accès, dans les mêmes conditions que les salariés de la structure d’accueil, au restaurant d’entreprise s’il en existe un.

Source : Loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014

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{slide=Dans quelles situations peut-on percevoir une gratification ?}

Exemple : un stage de trois mois à mi-temps (3,5 h x 22 jours x 3 mois) ne donnera pas lieu à gratification, car la durée effective de présence en stage sera inférieure à un équivalent temps plein de deux mois (7 h x 22 jours x 2 mois).

Le site internet « service-public.fr » propose un simulateur de gratification minimale permettant d’évaluer la somme que devra percevoir le stagiaire :
https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/R40280

Dans le cas d’un stage d’une durée de deux mois ou moins, la structure d’accueil peut décider d’allouer tout de même une gratification au stagiaire.

Attention : le stage prévu au cursus universitaire devra respecter l’exigence de durée prévue à la fiche filière (exemple : 4 mois = 4 mois à temps plein ou durée calendaire supérieure à temps partiel donnant un équivalent de 4 mois à temps plein).

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{slide=Quelle est la durée hebdomadaire du temps de stage ?}

Cette durée est fixée par la convention et ne doit pas dépasser 35 heures sauf si la convention collective de l’établissement d’accueil prévoit une durée différente.

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{slide=Comment est calculée la durée d'un stage ?}

Une journée = 7 h de travail, Un mois = 22 jours forfaitaires de 7 h de travail (ou travail du 1er au dernier jour du mois, 5 jours à temps plein par semaine. Exemple pour février qui ne comporte pas 22 jours ouvrables)

Ainsi, par exemple, un stage à mi-temps pendant 6 mois ne représentera que 3 mois effectifs de stage. La durée totale du stage s'apprécie en comptant le nombre de périodes de 7 h, assimilables à une journée, qu'effectuera le stagiaire. Un stage de six mois doit donc comporter 6 mois de 22 jours chacun x 7 h (ou de date à date à temps plein 5 jours par semaine pour tenir compte des mois comportant moins de 22 jours ouvrables).

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{slide=Quelle est la durée maximale d’un stage ?}

L’article L.612-9 du code de l’éducation, issu de la loi du 26 juillet 2011 stipule que la durée maximale cumulée d’un stage au sein d’une même entreprise ne peut excéder 6 mois calendaires par année d’enseignement, même si le stage est effectué dans un pays qui autorise les stages d’une durée supérieure.
Tout dépassement de cette durée de 6 mois entraîne obligatoirement la transformation de la convention en contrat de travail sur la période excédentaire.

Les stages doivent être effectués dans le respect du calendrier universitaire adopté en Conseil d’Administration de l’université et ne peuvent déborder des bornes universitaires à l’exception des formations avec stage obligatoire intégré à un cursus pédagogique prévoyant un éventuel débordement mentionné dans la fiche filière du diplôme.
Au-delà du 30 septembre (licence) ou 31 octobre (master), un avenant à la convention doit être signé pour la période restant à couvrir. L’étudiant doit prendre une nouvelle inscription universitaire pour terminer son stage et soutenir son mémoire.

NB : La formation continue est exclue de la loi Cherpion n° 2011-893 du 28 juillet 2011 Art. L.612-8 art. 27.

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{slide=Un étudiant peut-il déposer plusieurs conventions successives au sein d’un même organisme d’accueil ?}

L’accueil successif de stagiaires, au titre de conventions de stage différentes pour effectuer des stages sur un même poste n’est possible qu’à l’expiration d’un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent, si la césure n’a pas été prévue dès la signature de la convention d’origine. L’appréciation du droit à gratification s’effectue en cumulant la totalité des périodes, avec effet rétroactif.

NB : Cette disposition n’est pas applicable lorsque ce stage a été interrompu avant son terme à l’initiative du stagiaire.

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{slide=Quel est le nombre maximal de jours de congés auquel peut prétendre un stagiaire ?}

Les stagiaires dont la durée du stage est supérieure à deux mois ont droit à des congés (ceux-ci doivent être indiqués sur la convention de stage), une indemnité transport et des autorisations d’absence (maternité par exemple), l’accès à la restauration collective ou titres-restaurant, etc alignés sur ceux accordés aux salariés de la structure d’accueil, sans réduction de gratification.

La journée de solidarité prévue par l’article L.3133-7 du code du travail ne s’applique pas aux stagiaires. La journée est neutralisée : pas de déduction sur la gratification, pas de récupération des heures.

Source : Loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014

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{slide=Comment sont définis les horaires de présence dans l’entreprise ?}

La fixation des heures de travail est régie par le Code du Travail et la convention collective de l’entreprise. L’organisme d’accueil peut proposer d’annualiser les 35 heures de travail réglementaires. Les variations d’horaires doivent être clairement spécifiées sur la convention et ne donnent lieu ni à majoration pour heures supplémentaires ni à repos compensateur.

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{slide=Un stage et un emploi peuvent-ils se confondre ?}

Non. Quels que soient le lieu, la durée et la mission, un stage ne peut en aucun cas être assimilé à un emploi.
« Aucune convention de stage ne peut être conclue pour remplacer un salarié en cas d’absence, de suspension du contrat de travail ou de licenciement, pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent, pour faire face à un accroissement temporaire d’activité de l’entreprise ou pour occuper un emploi saisonnier. » (URSSAF : http://www.urssaf.fr)

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{slide=L’évaluation du stage est-elle obligatoire ?}

Oui. A l’issue du stage, deux évaluations en étroite relation doivent être réalisées :

• L’évaluation du stagiaire

L’évaluation de l’activité et du comportement du stagiaire est obligatoire. Elle est réalisée au moyen de la double appréciation de la personne désignée comme tuteur dans l’organisme d’accueil et du responsable de la formation suivie par le stagiaire. A cette fin une ou plusieurs visites du stagiaire par ce dernier sont indispensables.
Chaque composante décide des critères d’évaluation des stages au regard des objectifs poursuivis dans le cursus de l’étudiant stagiaire. Un mémoire ou un rapport de stage peut être demandé à l’étudiant. Il faut veiller à en remettre un exemplaire à l’organisme d’accueil. Le rapport ou mémoire peut être confidentiel. Auquel cas, l’organisme d’accueil en informe la Direction de l’UFR par lettre. Le rapport sera remis scellé par l’étudiant, seul le jury y aura accès.

• L’évaluation du stage

Les signataires de la convention sont invités à formuler une appréciation du bénéfice et de la qualité du stage.
Un imprimé adéquat est en cours de réalisation au ministère, qui sera diffusé en temps utile.

Source : Décret n° 2010-956 du 25 août 2010

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{slide=Quels sont les destinataires des conventions et des avenants ?}

A l’UFR SVTE, la convention originale, après signature de toutes les parties, est photocopiée en 4 exemplaires : 3 exemplaires sont remis à l’étudiant, à charge pour lui de les diffuser :

• un pour l’étudiant lui-même
• un pour l’organisme d’accueil
• un pour le responsable de la formation (ou le tuteur du stage)

A l’université de Bourgogne, 1 exemplaire supplémentaire est nécessaire :

• pour la scolarité de la composante

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{slide=Quand faut-il recourir à une convention d’accueil ?}

La convention d’accueil est destinée à des étudiants de l’université qui effectuent une mission d’initiation à la recherche soit dans un laboratoire ou un service de leur université, soit dans un autre établissement d’enseignement supérieur qui accepte de les accueillir.
Cette mission est subordonnée à deux conditions :

• l’accord conjoint du responsable de la formation suivie par l’étudiant et du responsable de la structure accueillante
• l’activité confiée à l’étudiant répond à un objectif pédagogique clairement identifié et mentionné dans la convention. La mise en situation professionnelle est exclue des modalités d’une initiation à la recherche.
• Par exception, une convention d'accueil est utilisée pour encadrer la période de "stage" effectuée par des étudiants internes en médecine qui suivent en parallèle une formation de M2 par exemple. En effet, l'article L 4381-1 du code de la Santé Publique interdit aux auxiliaires médicaux de cumuler leur indemnité et la gratification due aux stagiaires.

Ce type de convention ne permet pas l’octroi d’une gratification.

La visite d’un laboratoire, d’un service, d’un site universitaire ou d’une entreprise organisée à l’initiative d’un enseignant relève de la sortie pédagogique encadrée et ne nécessite pas de convention d’accueil.

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{slide=Un étudiant peut-il faire un stage à son initiative ?}

Le décret n° 2010-956 du 25 août 2010 stipule que les stages doivent être intégrés à un cursus pédagogique et donner lieu à une restitution de la part de l’étudiant et à évaluation de la part de l’établissement.
Par une lettre circulaire, la ministre Valérie Pecresse précisait que des aménagements peuvent être prévus : les étudiants ont la possibilité de réaliser un stage dans le but d’acquérir des compétences en cohérence avec la formation dans les conditions suivantes :

• l’étudiant doit être régulièrement inscrit à l’université
• le stage doit être impérativement achevé au 30 septembre de l’année universitaire
• une convention tripartite doit être signée
• le stage ne fait pas partie intégrante du cursus, mais est prévu, de façon facultative, dans la fiche filière
• le stage doit être autorisé par le responsable du diplôme et est placé sous la tutelle de l’enseignant.

A l’UFR SVTE, si la fiche filière le prévoit, les stages à l’initiative de l’étudiant peuvent être accordés par les responsables pédagogiques. Ces stages donnent lieu obligatoirement à restitution sur un mémoire ou un rapport, qui ne sera toutefois pas évalué, ni intégré au calcul des résultats de l’étudiant.

NB : afin de respecter la loi sur l’égalité des chances, un étudiant redoublant une année (AJAC) et voit l’un de ses semestres sans enseignement peut demander à effectuer un stage à son initiative dans la période libérée. La décision est laissée à l’appréciation des conseils d’UFR.

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{slide=Qu’en est-il de la protection sociale et de la responsabilité civile du stagiaire ?}

• Lors de son stage, le stagiaire reste affilié au régime de sécurité sociale dont il bénéficie en tant qu’étudiant. Il est donc couvert en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle (la loi du 30 avril 2006 élargit l’obligation de couverture Accident du travail).
• L’attestation de responsabilité civile doit être obligatoirement jointe à toute convention et doit couvrir l’intégralité de la période de stage. Si le contrat ne couvre pas la totalité de la durée de stage, un avenant à la convention doit être établi pour la période non couverte auquel doit être jointe l’attestation de responsabilité civile couvrant l’année suivante.
• Lorsqu’un étudiant interrompt son stage pour maladie, il doit remettre à l’organisme d’accueil un certificat médical ou un arrêt de travail. Si la durée de l’interruption nécessite la prolongation du stage au-delà des dates figurant sur la convention initiale, un avenant doit être établi. Une copie des pièces justifiant l’arrêt maladie doit être ajoutée à la demande d’avenant.

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{slide=Les stagiaires de la formation continue relèvent-ils des mêmes dispositions ?}

Non. Ces étudiants sont soumis au code du travail (art. L. 6341-1 et suivants). Si un stage est prévu dans la maquette du diplôme en formation continue, les stagiaires peuvent bénéficier de convention de stage mais ne perçoivent pas de gratification. Les stages des étudiants relevant de la formation continue sont intégralement gérés par le SEFCA de l’université de Bourgogne.

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{slide=A quelles règles obéissent les stages à l’étranger ?}

En matière de gratification

• Aucune gratification n’est obligatoire, quelle que soit la durée du stage ; le stagiaire est soumis à la législation du pays dans lequel il effectue son stage.
• S’il s’agit d’une entreprise française qui missionne un étudiant pour un stage en dehors du territoire, la législation française s’applique et le stagiaire a droit à une gratification, si son stage est supérieur à 2 mois.

En matière de couverture sociale

• Pays membre de l’espace économique européen ou en Suisse : l’étudiant conserve le bénéfice de sa couverture sociale. Il devra se procurer auprès de la CPAM la carte européenne d’assurance maladie (CEAM).
• Dans les autres pays, les frais médicaux urgents peuvent être pris en charge par la mutuelle étudiante ou la CPAM. Il appartient à l’étudiant de se mettre en relation avec la caisse dont il dépend afin d’obtenir des détails sur les soins réellement couverts. Il est toutefois vivement recommandé de souscrire un contrat d’assurance complémentaire garantissant les frais médicaux et le rapatriement sanitaire le cas échéant (contrat d’1 mois renouvelable auprès de la Smereb, par exemple).
  Pour en savoir plus : www.cleiss.fr

En cas d’accident du travail

La réglementation opère une distinction selon le montant de la gratification versée à l’étudiant :

• Pour les stages ne donnant pas lieu à gratification ou à une gratification égale au plafond réglementaire, c’est au chef d’établissement d’inscription de l’étudiant qu’il appartient d’établir la déclaration d’accident et de l’adresser dans les 48 heures à la CPAM compétente.
• Pour les stages donnant lieu à gratification supérieure au plafond réglementaire, les opérations d’immatriculation et de déclaration d’accident du travail incombent à l’entreprise.

Source : § a et b de l’article L. 412-8 du code de la Sécurité Sociale

Attention : les étudiants qui souhaitent effectuer un stage au Canada ou au Quebec doivent impérativement anticiper les démarches très strictes exigées par les autorités de ces pays. Le site du Ministère des Affaires Etrangères comporte toutes les informations nécessaires dont il appartient à l’étudiant de prendre connaissance et respecter. Le service des Relations Internationales de l’Université de Bourgogne peut assister les étudiants dans ces démarches.

Convention de stage

L’université de Bourgogne fournit des conventions de stages et notices traduits en anglais, allemand et espagnol. La structure d’accueil à l’étranger peut exiger d’utiliser son propre imprimé et il faut accepter cet arrangement.
Dans la mesure du possible, l’étudiant demandera à l’organisme d’accueil s’il est possible de compléter deux conventions : celle de l’organisme lui-même et celle de l’université de Bourgogne. En cas de refus, la convention de l’organisme s’appliquera de plein droit.
Une fiche d’information présentant la réglementation du pays d’accueil sur les droits et devoirs du stagiaire doit être annexée à la convention de stage. Ces fiches sont établies par le Ministère des Affaires Etrangères et disponibles en ligne sur le site de ce ministère. Il appartient aux étudiants de se les procurer par eux-mêmes et de les joindre à leur convention de stage au moment de la faire signer.

Source : Loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014

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{slide=Une entreprise peut-elle mettre fin au stage d’un étudiant ?}

Oui. En cas de difficultés dans le déroulement du stage, l’étudiant ou l’entreprise doit alerter le plus rapidement possible l’enseignant responsable pour tenter de résoudre le problème à l’amiable.
Les raisons de l’interruption doivent être examinées à la lecture des engagements des parties.
L’entreprise met fin au stage par courrier recommandé avec accusé de réception à l’étudiant.
En cas de rupture, l’étudiant peut terminer son stage dans une autre structure, il convient d’établir une seconde convention avec signature du nouveau maître de stage.
Le montant de la gratification due au stagiaire est proratisé en fonction de la durée de stage effectuée.

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{slide=Avec quelle université doit signer un étudiant ayant une double inscription ?}

Si l’entreprise refuse de conventionner avec les deux universités, elle doit signer la convention de stage avec l’université où l’étudiant prépare son diplôme et a pris une inscription principale.

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{slide=Le stagiaire est-il tenu de signer une clause de confidentialité si l’entreprise le lui demande ?}

Oui. Bien qu’il ne soit pas salarié de l’entreprise, le stagiaire est tenu de respecter les dispositions du règlement intérieur de l’entreprise.

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{slide=Quand éditer un avenant ?}

Toute modification qui a lieu au cours du stage doit faire l’objet d’un avenant (période de stage, absence imprévue de l’étudiant ou interruption non déclarée dans la convention, changement de tuteur…).

En cas d’avenant pour prolongation de stage, l’avenant précise la durée initiale du stage et la durée exacte de la prolongation. Les durées se cumulent (appréciées sur une année d’enseignement) et doivent éventuellement respecter la législation sur la gratification en cas de dépassement d’une durée cumulée de 2 mois, avec effet rétroactif au premier jour du stage.

NB : en cas de prolongation du stage initial pour une durée totale supérieure à 2 mois, le rattrapage des sommes non acquittées au titre de la gratification pour la période écoulée devra être effectuée dès la fin du deuxième mois cumulé.

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{slide=La convention de stage permet-elle de prouver la réalisation du stage ?}

Non. Pour preuve de la réalisation du stage, il convient de demander une attestation de fin de stage à la structure d’accueil. Depuis 2015, l’attestation de stage vierge est jointe à la convention de stage, à charge pour l’étudiant de la faire compléter par la structure d’accueil (ou d’en obtenir une autre rédigée sur papier libre).

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{slide=Les sommes perçues au titre de la gratification sont-elles imposables ?}

Les gratifications perçues au titre des conventions de stage signées à partir du 1er septembre 2015 ne sont plus imposables sur le revenu, dans la limite du montant annuel du SMIC.

Source: - Documentation de Base administrative - DB 5F1131 Paragraphe 19

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{slide=Que se passe-t-il dans le cas d’une embauche à l’issue d’un stage ?}

La durée d’un stage intégré à un cursus pédagogique est décomptée de la période d’essai dans le cas d’une embauche dans les trois mois suivant la fin du stage.

• En totalité si l’emploi est en correspondance avec les activités confiées au stagiaire
• Sans que cela ait pour effet de réduire la durée de la période d’essai de plus de la moitié dans le cas inverse, sauf accord collectif prévoyant des stipulations plus favorables.

Si le stage est supérieur à deux mois consécutifs, la durée est prise en compte pour l’ouverture et le calcul des droits liés à l’ancienneté.

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{slide=A quelles règles les étudiants étrangers effectuant un stage en France sont-ils soumis ?}

En application du principe de territorialité, les étudiants étrangers sont soumis au droit français sous réserve des traités et des accords internationaux.

Pour en savoir plus :
https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F17312

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{slide=Un étudiant en stage dans une structure peut-il effectuer une ou des missions délocalisée(s) dans une autre structure ?}

Oui. Dans ce cas la structure d’accueil établit un ordre de mission au bénéfice de l’étudiant pour couvrir ses activités et ses trajets. En cas de mission délocalisée à l’étranger, l’étudiant devra s’assurer lui-même de disposer éventuellement de la couverture accident et maladie nécessaire auprès de sa caisse habituelle.
Il n’est pas nécessaire de modifier la convention de stage en conséquence.

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